Внедрение процессного подхода и автоматизация в АО «Издательство «Высшая школа»

К нам обратилось руководство компании АО «Издательство «Высшая школа» с целью внедрения современной системы управления. В последние годы рост объемов деятельности, расширение перечня услуг и увеличение числа партнёров привели к необходимости системных изменений. Руководство инициировало проект по регламентации и автоматизации ключевых бизнес-процессов.

Руководство хотело внедрить эффективные инструменты управления, чтобы:

• повысить прозрачность и управляемость компании;
• снизить операционные риски и количество ошибок;
• ускорить обработку заказов, платежей и документации;
• подготовить базу для поэтапной автоматизации в Bitrix24;
• получить измеримый экономический и управленческий эффект.

АО «Издательство «Высшая школа» — известное российское предприятие, специализирующееся на издательской и полиграфической деятельности. Компания обладает многолетним опытом и стремится к внедрению передовых технологий управления для укрепления своих позиций на рынке. Производственные и офисные подразделения расположены в Москве.

Для сохранения конкурентоспособности и повышения эффективности руководство компании инициировало проект, направленный на внедрение процессного подхода и последующую цифровизацию.

Реализовать проект по регламентации и автоматизации бизнес-процессов для:

• создания целостной и прозрачной картины деятельности компании;
• выявления узких мест и дублирования функций;
• стандартизации взаимодействия между отделами (производство, закупки, финансы, коммерческий отдел);
• подготовки к автоматизации в системе Bitrix24.

Цель проекта

• Внедрить процессный подход в управлении организацией как основу для дальнейшей автоматизации. Это позволит обеспечить контроль, снизить операционные риски, а также обеспечить переход к гибкому и масштабируемому управлению.

Для решения этих проблем была приглашена внутренняя команда специалистов под руководством руководителя по развитию бизнес-процессов.

В рамках проекта нашей командой были выполнены следующие работы:

1. Формирование команды и идентификация процессов

Создали рабочую группу из ключевых руководителей (заместитель ген. директора, коммерческий, производственный и финансовый директора). Провели интервью с сотрудниками, проанализировали документацию. С использованием стандарта APQC PCF сформировали перечень процессов для разработки регламентов бизнес-процессов и последующей автоматизации.

Фактически был создан список процессов, подлежащих регламентации и автоматизации по блокам: закупки, планирование и исполнение БДР, формирование и проведение платежей, коммерческие расчеты, производственное планирование и другие. В качестве первичного результата анализа была представлена схема верхнего уровня — карта процессов организации.


2. Выявление узких мест и моделирование оптимальных процессов

Провели анализ эффективности процессов, выявив проблемные зоны: дублирование функций, недостаточную прозрачность, задержки на этапах согласования. После этого приступили к разработке регламентов бизнес-процессов в нотации BPMN (Business Process Model and Notation). Это позволило визуализировать последовательность работ и логику их выполнения. Примеры по оптимизации бизнес-процессов на этом этапе включали устранение избыточных согласований и дублирования функций, особенно в закупочной деятельности и документообороте. Например, процесс согласования тендерной документации был полностью перестроен: от бессистемной переписки по почте к четкой схеме с закрепленными ответственными.


3. Формализация и расчет времени

Провели детальную формализацию процессов с расчетом времени на каждый этап. Пример регламента бизнес-процесса (например, «Закупка1 материалов под тематический план») теперь содержит четкие сроки и ответственных на каждом шаге: от сбора информации до ввода в эксплуатацию. В специальном приложении к отчету зафиксированы даты начала и завершения каждого этапа, количество дней на сбор информации, подготовку блок-схем, согласование, подготовку регламента, проработку ТЗ, тестирование и ввод в эксплуатацию. Пример оптимизации бизнес-процессов на данном этапе — сокращение цикла согласования тендерной документации за счет прозрачной схемы и закрепления зон ответственности.


4. Подготовка к автоматизации и реализация в Bitrix24

На основе утвержденных схем были сформированы технические задания для создания воронок в Bitrix24 с выделением ответственных, контрольных точек и критериев оценки эффективности. В результате был реализован и внедрен блок по закупкам, где каждый этап сопровождается автоматическими уведомлениями и контролем исполнения. Наглядные материалы по документообороту с закреплением ответственных и вид реализованного блока в Bitrix24 были зафиксированы в отчетной документации.


5. Организация коммуникации и создание базы знаний

Наладили механизм регулярного обмена информацией между участниками проекта и управленческими уровнями, что позволило своевременно выявлять и устранять риски, а также вносить необходимые корректировки в процесс трансформации. Результатом работы стал пакет документов, включающий схемы процессов в BPMN и регламенты, которые легли в основу базы знаний компании в Bitrix24.

Внедрение процессного подхода и последующая автоматизация в АО «Издательство «Высшая школа» принесли комплексный эффект, затронувший производственные, финансовые и управленческие процессы.

Повышение прозрачности операций

Четко описанные регламенты и схемы в нотации BPMN позволили всем сотрудникам понимать свои задачи и место в общей цепочке. Визуализация ключевых точек контроля упростила управление производственным и финансовым циклом. Сформирована целостная картина текущего состояния бизнес-процессов и разработаны управленческие решения, направленные на повышение их эффективности.

Снижение количества ошибок и оптимизация ручного труда

Автоматизация регулярных задач в Bitrix24 (согласование договоров, формирование реестра платежей) снизила нагрузку на сотрудников и минимизировала влияние человеческого фактора. Благодаря четко описанным регламентам количество ошибок и возвратов на доработку существенно сократилось.

Ускорение обработки заявок и документооборота

Разработанные примеры оптимизации бизнес-процессов позволили сократить время протекания процессов. Например, согласование договоров и тендерной документации теперь проходит быстрее благодаря четким регламентам и контролю на каждом этапе. Анализ показал, что процесс "Закупка2 до 100 тысяч рублей" прошел путь от сбора информации до тестирования за 62 дня вместо потенциально неограниченного срока без регламента.

Укрепление системы работы с поставщиками

Внедрение регламентов бизнес-процессов в закупочной деятельности (от закупки малого объема до тендерных процедур) обеспечило прозрачность выбора поставщиков и документооборота, что снизило риски срывов поставок. Визуализация документооборота с закреплением ответственных исключила потерю документов и дублирование функций.

Создание основы для дальнейшего развития

Были сформированы не только действующие, но и перспективные процессы для формализации на 2026 год. Компания получила дорожную карту для дальнейшего совершенствования системы управления. Определен перечень процессов для дальнейшей формализации и автоматизации по блокам: стратегия, коммерческий отдел, производство, организационные вопросы.

Экономический и стратегический эффект

Хотя проект был направлен на создание управленческой основы, ожидаемые результаты включают снижение производственных издержек и рост числа обработанных заказов без увеличения мощностей, что напрямую повлияет на рентабельность предприятия. По экспертным оценкам, компании, внедрившие BPMN-решения и автоматизированный документооборот, отмечают 1,5-2-кратный рост числа обработанных заказов и снижение издержек до 10%.
В совокупности эти результаты показали, что использование процессного подхода даёт не только управленческий, но и стратегический эффект, создавая прочную основу для устойчивого роста компании.

Комплексное внедрение процессного подхода и автоматизация ключевых операций позволили компании создать устойчивую модель управления, снизить операционные риски, ускорить производственные циклы и укрепить позиции на рынке, заложив фундамент для дальнейшей цифровизации. По итогам анализа сформирована целостная картина текущего состояния бизнес-процессов и разработаны управленческие решения, направленные на повышение их эффективности и прозрачности.