Бизнес-процессы компании: что должен знать каждый руководитель?

В современном мире стремительно развивающихся технологий и высокой конкуренции эффективное управление бизнес-процессами компании становится одной из ключевых задач для руководителей.

Каждый процесс, будь то производственный, административный или вспомогательный, играет важную роль в общей работе компании и влияет на её конкурентоспособность. Без чётко выстроенной системы бизнес-процессов, любая компания рискует столкнуться с проблемами низкой эффективности, высокими издержками и неудовлетворённостью клиентов.

Цель оптимизации бизнес-процессов состоит не только в том, чтобы повысить эффективность и конкурентоспособность компании, но и создать более гибкую и адаптивную организацию, способную быстро реагировать на изменения рынка и потребностей клиентов.

Что такое бизнес-процессы?

Бизнес-процессы компании представляют собой последовательность задач и операций, направленных на достижение определённых целей организации. Они охватывают все аспекты деятельности компании, начиная от разработки продуктов и заканчивая их доставкой клиентам. Важно понимать, что бизнес-процессы включают в себя не только производственные этапы, но и управленческие и вспомогательные функции, такие как бухгалтерия, кадровое управление и IT-поддержка.

Основные характеристики бизнес-процессов включают:

1. Последовательность действий: чётко определённые шаги, которые необходимо выполнить для достижения конечного результата.

2. Ресурсы и роли: участники процесса и необходимые ресурсы (материальные, информационные) для выполнения каждого шага.

3. Цели и результаты: основные цели, которые должны быть достигнуты благодаря выполнению процесса, и ожидаемые результаты.

Понимание и документирование бизнес-процессов является основой для их управления и оптимизации. Только имея чёткое представление о том, как работает ваша компания на уровне процессов, вы сможете эффективно управлять её деятельностью и достигать стратегических целей.
«По своему опыту могу сказать, что для выделения, описания и тем более внедрения бизнес-процессов нужна моральная подготовка, и, в первую очередь, топ-менеджерам компании. Они должны спокойно и компетентно встретить сопротивления новизне. Обычно к бизнес-процессам компании приходят спустя несколько лет работы, когда становится ясно, что в деле необходима упорядоченность»

Нужно ли управление бизнес-процессами компании?

Управление бизнес-процессами компании (BPM) — это системный подход к улучшению и оптимизации процессов, направленный на повышение эффективности и гибкости организации.

Основные преимущества управления бизнес-процессами компании:

1. Повышение эффективности: оптимизация процессов снижает издержки и ускоряет выполнение задач.

2. Повышение качества: стандартизация процессов способствует уменьшению ошибок и повышению качества продукции или услуг.

3. Гибкость: возможность быстрого адаптирования к изменениям на рынке или внутри компании.

4. Прозрачность: чёткое понимание каждого этапа процессов облегчает контроль и управление.
На фото наша команда работает над описанием бизнес-процессов для клиента

Как строится система бизнес-процессов компании?

Создание системы бизнес-процессов компании включает несколько ключевых этапов:

1. Идентификация процессов: определение и документирование всех процессов, существующих в компании.

2. Анализ и моделирование: оценка текущих процессов, выявление их сильных и слабых сторон, моделирование новых, более эффективных процессов.

3. Внедрение: реализация новых процессов, обучение сотрудников и настройка необходимых инструментов.

4. Мониторинг и улучшение: постоянное отслеживание эффективности процессов и их регулярное улучшение.
система бизнес процессов компании
Система бизнес-процессов компании в виде схемы

Что даст оптимизация бизнес-процессов компании?

Оптимизация бизнес-процессов компании играет ключевую роль в повышении её эффективности и конкурентоспособности. Внедрение системы управления бизнес-процессами (BPM) приносит множество значимых преимуществ:

1. Сокращение издержек

Оптимизация процессов позволяет идентифицировать и устранять избыточные операции, что ведёт к снижению затрат на производство, логистику, административные и другие виды расходов.

2. Повышение эффективности

Улучшение процессов способствует ускорению выполнения задач и снижению временных затрат на их реализацию. Это позволяет компании быстрее реагировать на изменения внешних условий и требований рынка.

3. Улучшение качества продукции или услуг

Стандартизация процессов и внедрение чётких процедур помогает снижать вероятность ошибок и несоответствий, что в свою очередь повышает качество продукции или предоставляемых услуг.

4. Повышение удовлетворённости клиентов

Улучшение процессов приводит к более быстрой и качественной обработке заказов, улучшению сервиса и повышению уровня удовлетворённости клиентов.

5. Улучшение прозрачности и контроля

Внедрение системы BPM обеспечивает чёткое представление о текущем состоянии процессов, что упрощает их мониторинг, анализ и управление. Руководство компании может оперативно реагировать на проблемные ситуации и принимать эффективные управленческие решения.

6. Создание основы для инноваций и развития

Оптимизация бизнес-процессов освобождает ресурсы и время сотрудников для более творческой работы и разработки новых идей. Это способствует стимулированию инноваций и усилению конкурентных преимуществ компании на рынке.Примеры успешной оптимизации бизнес-процессов можно увидеть в различных отраслях, где компании, применяя BPM, значительно улучшили свои показатели эффективности и конкурентоспособности.
«Меня часто спрашивают: «С чего начинать работы по оптимизации бизнес-процессов, если такая деятельность в компании никогда не велась?». В таких случаях я всегда рекомендую своим заказчикам начинать усовершенствования в компании с процессов, которые влияют на сотрудничество с клиентами. Это позволит улучшить не только качество клиентского сервиса, но и приведет новых заказчиков через «сарафанное радио.»
Примеры бизнес-процессов компании
Для лучшего понимания того, как выглядят бизнес-процессы на практике, рассмотрим несколько примеров из различных областей деятельности компании.

1. Процесс закупок и снабжения

Цель процесса: обеспечение компании необходимыми материалами и ресурсами для производства продукции.

Шаги процесса:

1. Планирование потребностей: определение необходимых материалов и компонентов на основе производственных планов.

2. Поиск и выбор поставщиков: поиск потенциальных поставщиков, сравнение условий и выбор наилучшего варианта.

3. Оформление закупок: составление и подписание контрактов, заключение соглашений с поставщиками.

4. Отгрузка и приёмка товаров: получение и проверка поставленных материалов на соответствие качественным стандартам.

5. Учёт и оплата: регистрация поступления товаров в системе учёта, подготовка и проведение финансовых операций.

2. Процесс обслуживания клиентов

Цель процесса: предоставление клиентам качественного обслуживания и решение их запросов.

Шаги процесса:

1. Приём заявок: получение запросов клиентов через различные каналы связи (телефон, электронная почта, онлайн-формы).

2. Регистрация и анализ запросов: фиксация заявок в системе управления обращениями клиентов (CRM), анализ сроков и приоритетности.

3. Назначение исполнителя: передача заявки соответствующему специалисту или отделу для обработки.

4. Обработка и решение: выполнение необходимых действий для удовлетворения запроса клиента (консультация, решение проблемы, предоставление информации).

5. Отчётность и обратная связь: фиксация результата обработки заявки, предоставление клиенту отчётности и запрос обратной связи о качестве обслуживания.

3. Процесс разработки нового продукта

Цель процесса: разработка и внедрение нового продукта на рынок.

Шаги процесса:

1. Идея и концепция: генерация идей для нового продукта, анализ рынка и потребностей потребителей.

2. Проектирование и разработка: создание технических спецификаций, прототипов и тестирование нового продукта.

3. Маркетинг и позиционирование: разработка маркетинговой стратегии, определение целевой аудитории, установление цен и планирование продвижения.

4. Производство и запуск: организация производственного процесса, обучение персонала, начало серийного производства.

5. Мониторинг и улучшение: оценка реакции рынка, сбор обратной связи от клиентов, внесение корректив и улучшений.
Пример описания бизнес-процесса из нашей практики
Цель процесса: обработка заявок на ремонт помещения под нового арендатора

Шаги процесса:

  1. Оформить заявку в БД 1С (ответственный — менеджер по аренде)
  2. Провести дефектовку помещения (ответственный — руководитель строительного отдела)
  3. Проверить наличие материалов у Поставщиков (ответственный — руководитель строительного отдела)
  4. Провести предварительный подсчёт затрат на ремонт (ответственный — руководитель строительного отдела)
  5. Получить счёт на материалы и доставку (ответственный — руководитель строительного отдела)
  6. Передать Менеджеру по Поставщикам (ответственный — руководитель строительного отдела)
  7. Оформить заявку на затраты, учитывая всю информацию и документы (ответственный — менеджер по Продажам)
  8. Организовать получение материалов по согласованной и оплаченной заявке (ответственный — руководитель строительного отдела)
  9. Организовать работы по заявке/доработке замечаний (ответственный — руководитель строительного отдела)
  10. Сдать результаты Менеджеру по аренде (ответственный — руководитель строительного отдела)
  11. Принять результаты (ответственный — менеджер по аренде)
  12. Подготовить акт о приёмке помещения с Арендатором (ответственный — менеджер по аренде)
  13. Поставить задачу по доработкам (ответственный — менеджер по аренде)
  14. Подписать акт (ответственный — менеджер по аренде)
  15. Сделать отметку в БД 1С о выполненной заявке (ответственный — менеджер по аренде)

На выходе: работы выполнены. Заявка закрыта. Отметка в 1С проставлена. Акт подписан.
"оптимизация бизнес процессов компании"
Пример описания БП «заявка на ремонт помещения под нового арендатора»
Эти примеры демонстрируют разнообразие бизнес-процессов в компании и важность их правильного управления для достижения стратегических целей и повышения общей эффективности деятельности организации.
Заключение
В заключение, управление бизнес-процессами компании — это не просто инструмент, а жизненно важная практика для любой современной организации, стремящейся к устойчивому развитию и росту. Систематический подход к построению и оптимизации бизнес-процессов позволит компании повысить свою эффективность, гибкость и конкурентоспособность на рынке.
Оставьте заявку на проведение диагностической консультации
Нужна помощь для наведения порядка в бизнесе?
Определим задачи, которые сейчас стоят перед вашим бизнесом
Сформулируем стратегические и тактические цели по развитию бизнеса
Распишем первые шаги, которые необходимо сделать прямо сейчас
3
1
2
Понравилась статья? Поделитесь ссылкой на статью в социальных сетях
Посмотрите другие наши статьи
Показать еще
Made on
Tilda