Внедрили процессный подход и описали регламенты бизнес-процессов для сети магазинов

К нам обратился собственник сети магазинов оригинальных сувениров, аксессуаров и подарков STORIZ с целью наведения порядка в бизнесе и стандартизации бизнес-процессов для всех розничных точек. Эти задачи необходимо было решить, чтобы быстрее и с меньшими затратами масштабировать бизнес.

Сеть магазинов STORIZ, насчитывающая на момент обращения 10 магазинов в разных городах. Сеть работает уже несколько лет и предлагает своим покупателям разнообразную сувенирную продукцию, аксессуары, канцелярские товары, подарки на любой праздник, посуду и элементы декора. Основные преимущества сети Storiz: широкий ассортимент товаров, высокое качество продукции и выгодная ценовая политика.

Повышение эффективности работы и масштабирование сети магазинов без потери качества обслуживания и проседания в прибыли.

Проблематика

Сеть магазинов Storiz активно расширяется, но с ростом количества магазинов начали возникать следующие проблемы:

Неоднородность процессов: в каждом магазине были свои подходы к управлению и обслуживанию, что приводило к разной скорости и качеству работы.

Потеря контроля: руководство компании с трудом отслеживало выполнение задач и соблюдение стандартов на местах, что затрудняло управление сетью в целом.

Снижение эффективности: вследствие несогласованности процессов время выполнения задач увеличивалось, а затраты росли.

Затрудненное масштабирование: открытие новых магазинов усложнялось, так как отсутствовала единая система, которую можно было бы просто внедрить в новых точках.

Для решения этих проблем была приглашена наша команда специалистов по бизнес-процессам с целью внедрения процессного подхода, в том числе стояла задача разработать регламенты бизнес-процессов.

Работа состояла из следующих этапов:

Анализ текущих процессов: мы провели интервью с участниками бизнес-процессов и выявили ключевые проблемы и неэффективные процессы, которые есть в компании.

Описание и стандартизация процессов: на основе анализа были описаны и стандартизированы бизнес-процессы следующих блоков:

• Управление закупками и складскими запасами
• Взаимодействие с поставщиками
• Продажи и обслуживание клиентов
• Управление персоналом

Разработка регламентов: были созданы подробные регламенты для работы в магазинах, в которых четко описывалась последовательность всех действий. Эти документы включали пошаговые руководства и стандарты, которые должны были соблюдаться во всех магазинах сети.

Внедрение процессного подхода: новые регламенты бизнес-процессов и стандарты были внедрены во все магазины сети. Со своей стороны мы рекомендовали обязательно провести обучение персонала работе с новыми регламентами.

Создание системы мониторинга и контроля: для обеспечения соблюдения регламентов была внедрена система мониторинга и контроля, которая позволяла руководству быстро выявлять отклонения и оперативно реагировать на них.

Внедрение процессного подхода и стандартизация бизнес-процессов позволили сети Storiz добиться следующих результатов:

Наведение порядка: в рамках проекта было проведено описание 80% процессов из полного перечня всех бизнес-процессов, которые есть в компании.

Увеличение эффективности: время выполнения ключевых задач сократилось на 15-20%, что позволило ускорить обслуживание клиентов и повысить общую продуктивность работы магазинов.

Повышение качества обслуживания: благодаря единым стандартам клиенты начали получать одинаково высокий уровень обслуживания в любом магазине сети.

Успешное масштабирование: благодаря описанным и стандартизированным процессам открытие новых магазинов стало значительно проще. В результате компания планирует открыть несколько новых точек в ближайшее время.

Повышение прозрачности: система мониторинга и контроля дала руководству возможность оперативно получать информацию о работе магазинов и своевременно вносить необходимые коррективы.

Таким образом, процессный подход, внедренный нашей командой, стал основой для дальнейшего масштабирования и успешного развития сети Storiz. В результате компания не только улучшила текущие показатели, но и заложила прочный фундамент для устойчивого роста в будущем.